最近ではアウトバウンド対応システムを導入する企業も増え、サービスの多様化が進んでいます。このようなシステムの導入はサービスが充実する分顧客のニーズに応えられ、より満足度を高めることができます。

一方で、具体的なメリット・デメリットについて知らない方も多く、導入を決めかねているという方も多いでしょう。

アポインターのコール対応がスムーズになるというメリットがある

アウトバウンド対応システム(コールセンターシステム)を導入すれば対応がスムーズにできるというメリットがあります。アウトバウンドの場合、自社から営業の電話をしてアポイントを取ったりアンケート調査をしたり、場合によってはさまざまな告知をすることもあります。売り上げを上げるには、できるだけ多くのアポイントを取らなければなりません。

そういった場合どれだけ効率よくアポイントを取っていくか、ということが重要になってくるでしょう。コールセンターシステムを導入すれば、顧客の管理もスムーズにできるようになり、主要な顧客に焦点を当て営業ができるようになります。その分効率性も高くなり、成約率の向上にもつながるのです。こういった点からコールセンターシステムの導入は非常に有効といえます。

またシステムには録音機能が付属してあることも多く、コール時の内容を記録しておくことができます。その機能を使えば、内容を確認しコール対応スキルを見直すこともできるため、成約率の向上にも役立つのです。

さらにコール対応する場合、アポイントの状況やコールの時間帯等を把握する必要がありますが、システムが導入されていれば、それらに関する全ての情報を一元化できます。  顧客の属性を把握しやすくなり、その分アポインター自体の負担も少なくなるため、よりスムーズな対応ができるようになるのです。

成約率を分析し稼働効率を高められるというメリットがある

コールセンターシステムを利用すると他にもメリットがあります。先述したように情報が一元化できることにより、成約数やコール数の全ての統計を取り分析や解析ができるようになるのです。詳しく知りたい場合は、時間毎の数値化もできます。これにより今まで以上に成約率や稼働率を把握することができるのです。

さらにそれだけではなく、再コールが必要な案件を挙げ、その回数も割り出せるよう設定できます。このような機能があれば、必要性の高い案件にフォーカスし、その状況に応じた戦略を立てることも可能です。分析や解析は、業務を見直し改善していくことも非常に効果的です。うまくいけばその分稼働率が上がりより成果を上げることも可能です。

また、コール対応スタッフにおいても成約率や営業内容を把握できるため、状況によって対応を変えていくこともできます。スタッフの中にも営業の得意、不得意はありますから、営業内容毎に特化しているスタッフや成績の良いスタッフの統計を取り、サポートにつけるといったことも可能です。それにより、営業が苦手なスタッフも営業成績が上がる可能性が高くなります。

このように業務を改善させていくことで、スタッフの能力向上にも期待できます。そうなれば、顧客のニーズを満たし、利用者の拡大にもつながるでしょう。コールシステムを導入すれば、より充実したサービスの向上を目指せるのです。

導入にはその分の費用がかかってしまうというデメリットがある

確かに、これらのサービスはさまざまなメリットがあり、営業を続ける上で必要なシステムだといえます。しかし一方で、導入すれば費用がかかってしまうというデメリットもあるのです。費用にもばらつきがあるため、サービスによっても異なりますが、導入だけで1万円以上はかかることになります。

また、設置する場合は50万から300万ほどの初期費用がかかる上に、メンテナンスなどを含む保守費用は5千円から20万円ほどかかってしまうのです。それ以外にもオプション等をカスタマイズすれば、さらに費用がかかる可能性もあるでしょう。

できるだけ費用を抑えたい場合は自社に設置せずに、インターネットでログインするという方法もあります。その方法でも、ある程度の基本機能は備わっていますし、便宜上の問題はありません。また、工事をするといった手間もありません。初期費用も1万円未満で収まることが多く、月額の使用料も高くて数万円です。

自社に設置する場合は、オリジナルの機能を搭載したり内容を充実させたりすることもできます。しかし費用はかなり高額となるため、慎重に検討しなければなりません。基本的な機能のみでも良いという場合は、ネットから利用する方がお得です。このようにコールシステムの導入にはそれなりの費用がかかってしまうため、事前に準備が必要です。購入の際は注意しましょう。

コールセンターシステムの導入は、作業効率を上げるだけでなく成約率成果の向上にもつながります。確かに費用はかさみますが、今後の将来性を考えれば費用対効果も悪くありません。

これからの時代、このような合理的なシステムの導入は必要となることも多いです。企業の発展の為に、導入システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。